Gestionale per hotel: come scegliere quello che fa al caso tuo

Gestionale per hotel: come scegliere quello che fa al caso tuo

La scarsa organizzazione degli hotel è una delle prime cause di recensione negativa.

Se osservi bene, molti dei feedback ad una stella che si leggono su Booking e Tripadvisor sono dovuti direttamente o indirettamente ad alcune situazioni imbarazzanti causate da:

  • disorganizzazione del personale,

  • mancata comunicazione tra reparti

  • una circolazione troppo lenta delle informazioni.

Inefficienze, dimenticanze o addirittura errori grossolani che, se non riesci a gestire con tempestività, rischi di pagare duramente. E soprattutto alla gogna pubblica dei portali online, che troppo spesso fanno da cassa di risonanza anche agli errori più piccoli.

Come puoi fare quindi, caro albergatore, ad evitare di scivolare sulle bucce di banana? Esiste un modo per eliminare definitivamente tutte le problematiche legate all’organizzazione del tuo hotel?

Mi spiace deluderti ma no, non esiste alcuna formula magica per questo.

Quello che posso consigliarti però è di scegliere il gestionale PMS più adatto per la tua struttura, che ti aiuti a gestire prenotazioni e clienti riducendo al minimo la possibilità di cadere in spiacevoli errori con i clienti.

Perché utilizzare un gestionale

Il gestionale PMS (da Property Management System) è il cuore pulsante dell’organizzazione di una struttura. Non si tratta soltanto di un semplice software, ma di uno strumento importantissimo in grado di far incontrare le esigenze dei clienti con quelle dello staff. E non solo!

  • è il tuo cruscotto di controllo. Hai presente la cabina di comando di un aereo, piena zeppa di tasti colorati e funzionalità? Ecco, in veste di comandante della tua struttura, devi avere sempre tutto sotto controllo. Le procedure funzionano? Lo staff è produttivo? L’andamento delle vendite è positivo? Il tasso di occupazione è soddisfacente? Soltanto il tuo gestionale può risponderti con certezza matematica.

  • ti permette di lavorare meno e più organizzato. Se credi che il tuo staff stia perdendo un sacco di tempo nei passaggi delle consegne, dotarti di un gestionale sarà una vera e propria manna dal cielo! Eviterai sprechi di tempo e ottimizzerai il flusso delle comunicazioni interne (per la gioia di tutti i reparti!)

  • aumenti la qualità del servizio. Lo abbiamo già detto: più sarai in grado di lavorare alle criticità del tuo servizio, maggiori risultati otterrai in termini di clienti e buone recensioni.

Come scegliere il software giusto per la tua struttura?

Perfetto, ora passiamo alla parte più difficile: scegliere il gestionale migliore.

Anche qui, non esiste un’unica soluzione, anzi! Nel mercato puoi trovare una quantità enorme di gestionali di ogni tipo. Basta fare una semplice ricerca :-)

E se hai chiesto a qualche collega di indicarti un buon gestionale, ricorda sempre di prendere i suoi consigli con le pinze: non è detto che quello che utilizza lui vada bene anche per te! Al 99,9% avrete necessità, problemi e budget differenti.

Ecco però le 3 caratteristiche che non possono mancare al tuo gestionale:

1. Compatibilità con Booking Engine e Channel Manager

Si tratta della PRIMA cosa che devi chiedere quando valuti un gestionale.

Se vuoi davvero semplificarti la vita infatti, il PMS, il Channel Manager e il Booking Engine della tua struttura devono poter comunicare tra loro dati, prezzi, vendite e disponibilità online. Altrimenti sarai costretto ad aggiornare tutto manualmente ogni volta che vendi una camera o cancelli una prenotazione. Sei sicuro di volere questo?

2. Contabilità e fatturazione

Spina sul fianco di numerose strutture è la gestione contabile e amministrativa dell’ospite.

Quanti minuti impiega il personale del ricevimento a fare un check-out?

Se supera i 5 hai già scontentato il cliente, che quasi sicuramente va di fretta e non ha il tempo di stare fermo ad aspettare i tuoi calcoli.

Non c’è nulla di peggio che commettere errori sul conto finale del cliente, addebitandogli servizi extra o bevande non consumate: errori come questi sono sempre percepiti come segnale di scarsa professionalità e interesse al cliente!

Se il tuo gestionale non ti supporta nella fase del check-out allora dai retta a noi: cambialo! E piuttosto scegline uno che ti consenta di aggiornare facilmente gli extra e correggere le tariffe per un conto finale senza errori.

La tua credibilità ringrazierà!

3. Scegli il Cloud

La tecnologia applicata al settore turistico è in costante evoluzione e consente di fare cose fantastiche e inimmaginabili fino a qualche anno fa.  

Sapevi che invece di salvare tutti i dati dell’hotel nei computer del bureau, puoi conservarli in una nuvola virtuale?

No, non è magia. Ti sto parlando della tecnologia Cloud che rispetto ai comuni software gestionali ha indubbiamente molti vantaggi.

  • Tutela in modo molto più sicuro i tuoi dati. In caso di guasto ai pc o di malfunzionamento dei software non corri il rischio di perdere i dati relativi ai clienti e alle prenotazioni.

  • Rende le informazioni sempre accessibili. Sfruttando la rete internet, un gestionale Cloud ti permette di accedere alle statistiche del tuo hotel in ogni momento e in qualunque posto del mondo. In questo modo non hai bisogno di collegarti dal pc del front office per vedere quante camere stai vendendo: sono sufficienti un pc e una connessione ad internet.

  • Si aggiorna automaticamente. Dimentica quei lunghi e noiosissimi aggiornamenti periodici che bloccano per ore il front office: grazie alla tecnologia Cloud tutte le funzionalità del gestionale si aggiornano periodicamente senza che tu te ne accorga. Per garantirti una qualità di lavoro sempre migliore.   

Insomma, speriamo che il messaggio ti sia arrivato forte e chiaro: se stai cercando un gestionale nuovo o vuoi cambiare quello che hai, evita di scegliere a cuor leggero!

L’alternativa migliore non è mai quella più costosa né quella più tecnologica, ma quella che ti semplifica la vita.


E se hai ancora qualche dubbio, ti consigliamo di dare un occhio qui!